התפקיד של גני אירועים הוא לבנות אווירה עבור האירוע שנערך בהם. גני אירועים הם תפאורה יותר מאשר מיקום. אפשר אמנם לדבר על תפקיד כפול למקומות אלה – חלל פיזי וחלל וויזואלי – אך ללא המרכיב השני, התפקיד השני, גני אירועים לא היו זוכים לפופולאריות הגדולה שיש להם בקרב מארגני אירועים, מתכנני חתונות ויזמי שמחות למיניהם.
המרכיב של החלל הפיזי הוא מרכיב ברור במכלול של גני אירועים. גני אירועים מספקים חלל מתוחם שבו ניתן לערוך אירוע. מיקום החלל – לדוגמה גני אירועים בשרון – צריך להיות מיקום נגיש לחוגגים, למוזמנים. החלל – דהיינו גן האירועים – צריך לספק מגוון שירותים נלווים, מכיסאות ושולחנות ועד חופה, בר ופינות ישיבה. החלל הפיזי הוא מרחב טכני וטכנולוגי שמועד לספק שירותים פשוטים וברורים שאותן היה ניתן לספק גם במקומות אחרים: לא צריך גני אירועים בשרון בשביל לקבל כיסאות ושולחנות, את זה אפשר לקבל גם באולם אירועים ברחוב המסגר.
המרכיב של החלל הוויזואלי הוא זה שהופך גני אירועים לדבר מה שונה באמת מאולמות אירועים, או לפחות מרובם. גני אירועים נמצאים במיקום מסוים – למשל גני אירועים בשרון – שמעניק רקע שונה לחלוטין לאירוע מאשר, נניח, אולם באמצע העיר, בין בנייני ביטון וכבישי אספלט עכורי אווירה. גני אירועים בשרון טובלים בניחוח פרדסים בעוד אולמות אירועים בתל אביב טובלים בניחוח עשן המפלטים של האוטובוסים שברחוב ההומה. בצורה זו, כבר המיקום החיצוני של גן האירועים מעניק אווירה שונה לחלוטין. לזה אנו קוראים החלל הוויזואלי: החלל הנראה לעין שבו נערך האירוע.
אך המימד הוויזואלי איננו רק הסביבה שבה ממוקמים גני אירועים שונים; המימד הוויזואלי נוגע גם, ויש אומרים בעיקר, לעיצוב הכללי והפרטני של גני אירועים כמו כן שף פרטי שעובד במקום. בהרבה גני אירועים, לפחות בכאלה שמכבדים את עצמם ואת הלקוחות שלהם, מושקע הרבה זמן, מחשבה וכסף בעיצוב הכללי של המקום. למעשה נבנית בו מעין אשליה חלומית מביטון, עץ ומתכת – מציאות שונה מאוד מהיום יום שממנו מבקש לברוח האירוע המתקיים במקום. בעזרת חיבור בין חומרי בניין ורעיונות מרהיבים נוצר מקום בעל עיצוב ייחודי שנותן סביבה מושלמת לקיום אירוע שיוצא מגדר הרגיל אל עולם החוויה החד פעמית, השונה.
אין זה אומר שלא ניתן למצוא גני אירועים בעלי עיצוב מזעזע. עם זאת הרבה פעמים עיצוב מזעזע בעיניו של פלוני הוא החלום הוורוד של אלמוני. תפקידם של גני אירועים איננו למצוא חן בעיני כל העולם אלא לספק חוויה ויזואלית שמתאימה למי שבוחר לקיים בהם את האירוע שלו.